Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Διαχειριστής Τεκμηρίωσης
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Διαχειριστή Τεκμηρίωσης για να αναλάβει την οργάνωση, συντήρηση, ταξινόμηση και συνεχή βελτίωση των εγγράφων, αρχείων και διαδικασιών τεκμηρίωσης του οργανισμού μας. Ο ιδανικός υποψήφιος θα διασφαλίζει ότι όλα τα έγγραφα είναι ακριβή, ενημερωμένα, εύκολα προσβάσιμα και συμβατά με τις εσωτερικές πολιτικές και τις κανονιστικές απαιτήσεις. Ο ρόλος είναι κρίσιμος για την εύρυθμη λειτουργία των τμημάτων, καθώς υποστηρίζει τη σωστή ροή πληροφορίας, τη διατήρηση ιστορικού αλλαγών και την αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ ομάδων.
Ο/Η Διαχειριστής Τεκμηρίωσης θα συνεργάζεται στενά με διοικητικά στελέχη, ομάδες ποιότητας, νομικά τμήματα, λειτουργικές μονάδες και τεχνικά τμήματα για τη συλλογή, επαλήθευση και αρχειοθέτηση εγγράφων. Θα είναι υπεύθυνος/η για τη δημιουργία και εφαρμογή προτύπων τεκμηρίωσης, την τήρηση συστημάτων ελέγχου εκδόσεων, καθώς και την παρακολούθηση κύκλων έγκρισης και αναθεώρησης. Παράλληλα, θα συμβάλλει στη μετάβαση από φυσικά σε ψηφιακά αρχεία, στη βελτιστοποίηση των ροών εργασίας και στην ενίσχυση της ασφάλειας των πληροφοριών.
Στην καθημερινή εργασία περιλαμβάνεται η καταχώριση νέων εγγράφων, η ανανέωση υπαρχόντων αρχείων, η διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης, η υποστήριξη εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων και η εκπαίδευση εργαζομένων σχετικά με τις σωστές πρακτικές τεκμηρίωσης. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα πρέπει να διαθέτει υψηλή προσοχή στη λεπτομέρεια, οργανωτική σκέψη, ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων και άνεση στη χρήση ψηφιακών εργαλείων διαχείρισης εγγράφων.
Η θέση απαιτεί επαγγελματισμό, εχεμύθεια και συνέπεια, καθώς συχνά περιλαμβάνει χειρισμό ευαίσθητων ή εμπιστευτικών πληροφοριών. Επιπλέον, ο ρόλος συμβάλλει ουσιαστικά στη διαφάνεια, την ιχνηλασιμότητα και τη συμμόρφωση του οργανισμού, εξασφαλίζοντας ότι κάθε κρίσιμο έγγραφο μπορεί να εντοπιστεί, να ελεγχθεί και να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά όταν απαιτείται. Ο/Η Διαχειριστής Τεκμηρίωσης θα πρέπει να είναι σε θέση να εντοπίζει κενά στις διαδικασίες, να προτείνει βελτιώσεις και να υποστηρίζει την υλοποίηση βέλτιστων πρακτικών αρχειοθέτησης και διαχείρισης γνώσης.
Αν σας ενδιαφέρει ένας ρόλος που συνδυάζει διοικητική ακρίβεια, έλεγχο ποιότητας, συνεργασία με πολλαπλά τμήματα και ουσιαστική συμβολή στη λειτουργική αποτελεσματικότητα ενός οργανισμού, αυτή η θέση προσφέρει σημαντικές προοπτικές επαγγελματικής εξέλιξης και ενεργό συμμετοχή στη βελτίωση των εσωτερικών διαδικασιών.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Οργάνωση, ταξινόμηση και αρχειοθέτηση φυσικών και ψηφιακών εγγράφων.
- Διατήρηση ενημερωμένων αρχείων με σωστό έλεγχο εκδόσεων και ιστορικό αλλαγών.
- Συντονισμός διαδικασιών έγκρισης, αναθεώρησης και απόσυρσης εγγράφων.
- Έλεγχος πληρότητας, ακρίβειας και συμμόρφωσης της τεκμηρίωσης με εσωτερικά πρότυπα.
- Διαχείριση πρόσβασης σε έγγραφα και προστασία εμπιστευτικών πληροφοριών.
- Υποστήριξη εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων παρέχοντας την απαιτούμενη τεκμηρίωση.
- Συνεργασία με διαφορετικά τμήματα για συλλογή και επικαιροποίηση πληροφοριών.
- Εκπαίδευση προσωπικού σε διαδικασίες τεκμηρίωσης και ορθές πρακτικές αρχειοθέτησης.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, Βιβλιοθηκονομία, Πληροφορική ή συναφή τομέα.
- Προϋπηρεσία σε διαχείριση εγγράφων, διοικητική υποστήριξη ή έλεγχο τεκμηρίωσης.
- Άριστες οργανωτικές δεξιότητες και μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Εμπειρία με συστήματα διαχείρισης εγγράφων και εργαλεία Microsoft Office.
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και τήρησης προθεσμιών.
- Κατανόηση διαδικασιών συμμόρφωσης, ελέγχου ποιότητας ή κανονιστικών απαιτήσεων.
- Πολύ καλές γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες στα Ελληνικά.
- Διακριτικότητα και υπευθυνότητα στη διαχείριση εμπιστευτικών πληροφοριών.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία έχετε στη διαχείριση εταιρικής ή κανονιστικής τεκμηρίωσης;
- Με ποια συστήματα διαχείρισης εγγράφων ή αρχειοθέτησης έχετε εργαστεί;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια και την ενημέρωση των εγγράφων;
- Έχετε εμπειρία σε έλεγχο εκδόσεων και παρακολούθηση αναθεωρήσεων;
- Πώς χειρίζεστε εμπιστευτικά έγγραφα και περιορισμένη πρόσβαση;
- Περιγράψτε μια περίπτωση όπου βελτιώσατε μια διαδικασία τεκμηρίωσης.
- Πώς οργανώνετε την εργασία σας όταν υπάρχουν πολλαπλές προθεσμίες;
- Έχετε υποστηρίξει εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελέγχους με παροχή τεκμηρίωσης;
